Estelle et Samuel : vers un système d’Animation à Intervalle Court

Afin d’optimiser leur temps de travail, Samuel et Estelle ont mis en place un système d’Animation à Intervalle Court (AIC).

Un espace d’AIC est un lieu de rencontre dédié à la communication et à la coordination des équipes dans le cadre des démarches Lean. Organisé autour d’affichages visuels et d’indicateurs clés, cet espace permet de tenir des réunions brèves et régulières, favorisant ainsi la réactivité et l’alignement des actions de chacun. Grâce à des échanges fréquents, l’AIC permet de résoudre rapidement les problèmes et de suivre les évolutions des tâches et de partager les informations.

Chaque mercredi matin, ils se réunissent autour de leurs AIC pour évoquer les tâches en cours.

Faire vivre le système d’AIC au quotidien : un charge de travail supplémentaire ?

Mais comment se déroule cette réunion concrètement et comment fonctionne cet outil au quotidien ?

Chez Samuel comme chez Estelle, les tâches sont planifiées sur des post-its pour chaque jour de la semaine, selon leur urgence et leur importance. Ils suivent, chacun de leur côté, les actions quotidiennement en ajoutant ou en déplaçant des post-its au besoin pour indiquer les avancées ou les blocages (un point rouge sur un post-il = un post-il déjà reporté). Ce suivi visuel renforce la réactivité et favorise l’organisation : chacun sait quelles tâches sont prioritaires pour la journée et peut ajuster ses actions en conséquence.

Au-delà de leur gestion propre et quotidienne, certains post-its sont destinés à circuler entre eux. En plaçant une tâche dans la section « Descente » de l’AIC, cela signifie qu’elle doit être prise en charge par l’autre pour les prochaines étapes.

Un exemple concret : Samuel a été contacté par une entreprise souhaitant proposer un contrat d’apprentissage à nos étudiants. Une fois le rendez-vous passé, il déplace le post-il dans la rubrique « Descente ». Lors de leur réunion hebdomadaire, il donnera le mémo à Estelle qui prendra contact avec l’entreprise pour finaliser l’offre et identifier le public cible.

Une fois ce travail accompli, elle place le post-it dans la section « Montée » pour planifier les prochaines étapes.

L’espace AIC inclut également une zone de planification mensuelle, utile pour visualiser les grandes échéances, ainsi qu’une section réservée aux tickets « Traités ».

Outre l’allègement considérable de la charge mentale et l’optimisation de l’organisation de chacun, Estelle évoque également la satisfaction de voir s’accumuler les post-ils « traités »… et on la comprend !!

Pour Samuel, ce système a aussi amélioré les échanges : « Nous gardons les e-mails pour les urgences et traitons le reste une fois par semaine pendant notre réunion hebdomadaire. Cela réduit les sollicitations quotidiennes et nous apporte un certain confort. »

Ce point Lean hebdomadaire ne leur coûte que 30 minutes par semaine et apporte un gain significatif en qualité de vie au travail. Cet outil reste adaptable selon les besoins : indicateurs de suivi, standardisation de certaines tâches, affichage des objectifs clés… Tout est possible, à vous de jouer !