Le Lean Office : kezako ?

Le Lean Office, inspiré des principes du Lean Management, est une approche visant à améliorer les processus administratifs et organisationnels. À l’ENSCMu, cette démarche se révèle particulièrement pertinente pour optimiser les activités de support, réduire les gaspillages et renforcer la satisfaction des collaborateurs et des partenaires.

Qu’est-ce que le lean ? 

Le Lean Office applique les principes du Lean, bien connus dans l’industrie, au domaine des services administratifs. L’objectif est de maximiser la valeur ajoutée pour les utilisateurs tout en éliminant les activités qui n’apportent pas de bénéfices concrets (les « gaspillages »). Ces derniers peuvent inclure des délais inutiles, des doublons, des erreurs ou encore des procédures complexes.

Le Lean Office s’appuie sur de nombreux outils tels que :

  • La cartographie des processus (ou « Value Stream Mapping ») pour identifier les points de friction ;
  • Les 5S pour organiser les espaces de travail de manière efficace ;
  • L’AIC pour engager une amélioration continue avec la participation des équipes ;
  • Les A3 projet pour anticiper et éviter d’être pris de court.

En bref : vous faire gagner du temps ! 

Pour en savoir plus : https://www.parlonslean.com/le-lean-office

Ci-dessus : Une zone d’AIC (Animation à Intervalle Court) est un espace physique ou virtuel dédié à la gestion quotidienne et à l’amélioration continue au sein d’une équipe ou d’un service. Dans cette zone, les informations clés (indicateurs de performance, objectifs, tâches en cours, etc.) sont affichées de manière visible et accessible pour tous les membres. Elle sert de point de rencontre pour les réunions courtes d’AIC, permettant aux équipes de discuter des performances, des obstacles et des actions à mettre en place, dans un cadre structuré et régulier.

Pourquoi pratiquer le Lean au quotidien ? 

Le Lean Office n’est pas seulement une méthode visant à améliorer l’efficacité des processus administratifs ; c’est aussi une démarche profondément collaborative, pensée pour impliquer et valoriser chaque membre de l’équipe. Voici pourquoi cette approche peut transformer positivement notre quotidien :

  • Une implication active dans les projets d’amélioration

Avec le Lean Office, les collaborateurs ne sont pas de simples exécutants : ils deviennent des acteurs clés du changement. La méthode repose sur des outils qui permettent à chaque personne d’identifier les dysfonctionnements, de proposer des solutions et de co-construire des améliorations concrètes. Cette participation directe :

  • Valorise vos idées et expertises, en vous plaçant au centre des décisions ;
  • Renforce le sentiment d’appartenance à l’organisation ;
  • Vous donne l’opportunité de voir les fruits tangibles de vos contributions.

  • Un gain en efficacité et en sérénité

Le Lean Office vise à éliminer les tâches inutiles, les doublons, les erreurs fréquentes et les délais superflus. Pour les collaborateurs, cela se traduit par moins de frustration, une meilleure organisation et plus de temps pour l’essentiel. En allégeant les processus, chacun peut se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, ce qui est souvent plus gratifiant et motivant.

Ci-dessus : Un A3 projet est un outil de gestion de projet issu du Lean Management, qui tient son nom de la taille du papier (A3) sur lequel il est souvent présenté. Il s’agit d’un format structuré et concis qui permet de décrire un projet, de l’identification du problème à la mise en place des solutions, en passant par l’analyse des causes et la planification des actions.

  • Une montée en compétences

La mise en œuvre du Lean Office implique souvent des formations ou des sensibilisations aux outils et méthodes du Lean Management. Cela offre aux collaborateurs l’’opportunité d’acquérir de nouvelles compétences en organisation et en gestion des processus / de projet.

  • Un environnement de travail plus agréable

Un des objectifs du Lean Office est de simplifier et d’optimiser les espaces physiques et numériques de travail. Cela se traduit par des espaces mieux organisés, où chaque chose a sa place, réduisant les pertes de temps et le stress et une meilleure communication entre les équipes grâce à des processus clairs et partagés.

En bref, une ambiance plus collaborative, où l’écoute et l’amélioration continue sont des priorités. L’objectif de cette newsletter est simple : vous donner des clés et des outils pour simplifier votre quotidien.